Arquivo da Câmara Municipal

O Arquivo da Câmara Municipal é o setor responsável pela gestão, organização, guarda, preservação e acesso aos documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades legislativas e administrativas do Poder Legislativo. Sua atuação visa assegurar a proteção do patrimônio documental, a transparência dos atos públicos e a preservação da memória institucional, garantindo informações autênticas, íntegras e acessíveis à sociedade.

A Constituição Federal de 1988 estabelece, em seu artigo 216, § 2º, que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Nesse sentido, os documentos arquivísticos da Câmara Municipal constituem bens públicos de valor histórico, administrativo, jurídico e social, essenciais ao exercício da cidadania e ao controle social da administração pública.

Os documentos sob responsabilidade do Arquivo compreendem registros em diferentes suportes e formatos, físicos ou digitais, tais como projetos de lei, requerimentos, indicações, atas, processos administrativos, correspondências, registros funcionais, documentos contábeis e demais informações produzidas no desempenho das atribuições institucionais da Câmara Municipal.

Gestão Documental, Normas Arquivísticas e Acesso à Informação

A gestão documental da Câmara Municipal é realizada em conformidade com a Lei Federal nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos), que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, estabelecendo ser dever do poder público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

As atividades arquivísticas observam, ainda, as orientações e normas técnicas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), responsável por definir diretrizes para a gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos no âmbito da administração pública brasileira. Essas normas asseguram procedimentos adequados de classificação, avaliação, destinação, preservação e eliminação de documentos, respeitando prazos de guarda e critérios técnicos e legais.

O acesso aos documentos arquivados é garantido nos termos da Lei de Acesso à Informação – LAI (Lei nº 12.527/2011), que assegura ao cidadão o direito de obter informações públicas, promovendo a transparência da administração e o fortalecimento do controle social. Eventuais restrições de acesso são aplicadas exclusivamente nas hipóteses legais de sigilo ou de proteção de dados pessoais, em consonância com a legislação vigente.

Dessa forma, o Arquivo da Câmara Municipal contribui para a eficiência administrativa, a transparência pública, a segurança jurídica e a preservação da memória institucional, assegurando que as informações produzidas pelo Poder Legislativo estejam organizadas, protegidas e disponíveis às gerações presentes e futuras.

Arquivo da Câmara Municipal de Botucatu

O Arquivo da Câmara Municipal de Botucatu tem por finalidade regulamentar, organizar e orientar a gestão dos documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades legislativas e administrativas do Poder Legislativo, em conformidade com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

A gestão documental adequada é essencial para assegurar a eficiência administrativa, a transparência pública, o acesso às informações de interesse coletivo, a preservação da memória institucional e a proteção do patrimônio histórico da Câmara Municipal. A existência de normas e procedimentos claros evita a perda de informações relevantes, a duplicidade de atividades e dificuldades no controle e na recuperação de documentos.

Para garantir a organização racional do acervo documental, a Câmara Municipal adota instrumentos técnicos de gestão documental, como o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, que estabelecem critérios para a classificação, os prazos de guarda, a destinação e a preservação dos documentos, assegurando o tratamento adequado daqueles que possuem valor administrativo, jurídico, probatório, informativo ou histórico.

A estrutura de gestão do Arquivo contempla, ainda, a atuação da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, de caráter permanente e multidisciplinar, responsável por orientar, supervisionar e acompanhar os procedimentos de classificação, avaliação, eliminação e preservação documental, promovendo segurança, transparência e responsabilidade na gestão arquivística.

Atribuições da Coordenadoria de Protocolo, Processo e Documentação

• Planejar e gerir a tramitação documental entre os diversos setores da Câmara Municipal, orientando quanto à correta organização dos processos desde a sua abertura até o encerramento, respeitando as normas legais e administrativas vigentes;
• Gerir o processo de classificação, catalogação, elaboração e atualização da Tabela de Temporalidade Documental, bem como a guarda, conservação e eliminação dos documentos, conforme diretrizes arquivísticas;
• Coordenar implementação de sistema de gestão documental eficaz, que permita a identificação, indexação e localização rápida de documentos, promovendo agilidade nas consultas e pesquisas ao acervo;
• Coordenar e controlar o atendimento a solicitações de acesso e pesquisa documental, zelando pelo cumprimento das normas de acesso à informação e pela integridade do acervo; promover a orientação referente à organização e a otimização contínua do sistema de arquivamento, aplicando boas práticas arquivísticas e tecnologias de gestão documental;
• Supervisionar as condições ambientais da área de guarda do acervo, monitorando temperatura, umidade, iluminação e qualidade do ar, a fim de garantir a preservação dos documentos;
• Diligenciar com os demais setores as providências necessárias para manter as condições físicas ideais dos arquivos;
• Acompanhar a aplicação de critérios para a classificação e proteção de informações sigilosas, pessoais e sensíveis, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados;
• Coordenar a organização e manutenção dos arquivos audiovisuais, garantindo que fotografias, vídeos e demais mídias estejam corretamente identificadas, indexadas e conservadas;
• Propor melhorias contínuas nos processos de protocolo, arquivo e documentação, visando maior eficiência, transparência e segurança da informação.

Leis e Publicações

• Resolução nº 381/2025 - Dispõe sobre a organização do Arquivo da Câmara Municipal de Botucatu, sobre o Plano de Classificação de Documento, a Tabela de Temporalidade de Documentos e dá outras providências.
• Ato da Mesa nº 2/2025 - Dispõe sobre os documentos de arquivo e sua gestão, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal de Botucatu, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.
  (Nota: Contém diversos anexos como Tabela e Plano de Classificação. Os links devem ser disponibilizados separadamente no portal).
• Portaria nº 2.330/2022 - Designa a servidora Adriana Cristina de Oliveira, ocupante do cargo de Assistente Administrativo, para responder pela Função em Comissão de Supervisor de Arquivo, lotado na Divisão Administrativa, Referência FG.12.
• Portaria nº 2.654/2025 - Dispõe sobre a alteração, a partir de 1º de maio, da nomenclatura e referência da Função Gratificada de Supervisora de Arquivo, Referência FG 12, para Função em Comissão de Coordenadora do Setor de Protocolo, Processo e Documentação, Referência FC 11, para a qual é designada a servidora Adriana Cristina de Oliveira, ocupante do cargo de Assistente Legislativo, de acordo com a portaria 2330.
• Portaria nº 2.739/2025 - Designa os membros da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Câmara Municipal de Botucatu - CADA, de acordo com as resoluções 375, de 23/04/2025, e 381, de 04/11/2025.